Office Assistant

Pact, ONG internationale basée à Antananarivo et reconnu leader mondial du développement international, cherche actuellement des candidats nationaux ayant une expertise en gestion de programme, pour mettre en œuvre le projet USAID Hay Tao financé par l’USAID, visant à améliorer l’environnement propice à une gestion communautaire efficace des ressources naturelles et à la conservation de la biodiversité à Madagascar à travers un certain nombre d’interventions ciblées.

 

Office Assistant

Sous la responsabilité et contrôle directs du HR & Admin Officer, l’Office Assistant aura pour rôle principal d’assurer l’accueil des visiteurs, les travaux administratifs et logistiques courants, autant d’activités qui requièrent la connaissance et l’application de procédures précises, de la rigueur et le sens de l’organisation.

Attributions et Responsabilités principales

  • Appuyer le Logistic and Procurement Officer dans la mise en œuvre des activités logistiques du projet et le bon maintien des bureaux de Pact
  • Gérer les appels téléphoniques : tenue du répertoire, réception et transfert des appels, et conseil téléphonique
  • Effectuer l’envoi et la réception des courriers
  •  Gérer les courriers physiques et électroniques : enregistrement, distribution et classement –
  • Assurer l’accueil, le renseignement et l’orientation des visiteurs
  • Effectuer diverses tâches administratives telles que saisie informatique, préparation de parapheurs, travaux de duplication et de reliure…
  • Participer aux préparatifs logistiques liés aux formations, aux ateliers, aux évènements, aux missions
  • Assurer la gestion du stock fourniture de bureau
  • Assister sur les expéditions des courriers, fournitures et équipements vers les antennes régionales et les partenaires
  • Assurer le classement et l’archivage des documents
  • Assurer la gestion de la petite caisse
  • Exécuter toutes autres tâches connexes nécessaires et utiles à la bonne exécution des tâches qui lui sont confiées ;

Qualifications, expertise et compétences clés requises

  • Titulaire d’un diplôme de technicien supérieur en secrétariat, gestion ou équivalent
  • Expériences professionnelles probantes d’au moins deux ans dans un poste similaire
  • Maîtrise parfaite du Français et des outils informatiques.
  • Manipulation des équipements téléphoniques
  • Bonne présentation et bonne élocution.
  • Bonne capacité d’organisation, d’écoute et de maîtrise de soi
  • Capacité de Sauvegarde de la confidentialité des informations traitées
  • Sens relationnel, rigueur et travail en équipe
  • Sens de la curiosité et volonté d’élargir ses connaissances
  • Bonne faculté d’adaptation
  • Excellente capacité de rédaction et d’organisation,

Qualifications souhaitées

  • Bonnes capacités de communication orale et écrite en anglais
  • Connaissances des procédures de l’USAID
  • Expérience préalable dans les contrats de l’USAID à Madagascar

Le poste est basé à Antananarivo mais comprendra des déplacements dans les régions de Madagascar.

Les candidats correspondants au profil sont invités à soumettre leur lettre de candidature et leur CV en anglais avec le titre du poste comme objet à haytaomadagascar@pactworld.org

L’examen des dossiers de candidature et la présélection se feront de façon continue jusqu’à ce qu’un candidat approprié soit identifié. Les demandes seront acceptées au-delà de cette date, si le poste n’est pas encore attribué.

La réception des dossiers sera clôturée le 18 Mai 2018 à 17h (heure Madagascar).

Pact est un employeur garantissant l’égalité des chances et n’opérant aucune discrimination fondée sur la race, la couleur, la religion, le genre, l’origine nationale, l’appartenance politique, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’état matrimonial, le handicap, l’information génétique, l’âge, l’appartenance à une organisation d’employés, ou d’autres facteurs non liés au mérite.

Télécharger le TDR en pdf : Office Assistant