CONTRACT & GRANTS OFFICER Recruitment

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 Titre Contract and Grants Officer
Département Finance and Administration
Localisation Antananarivo
Superviseur Contracts and Grants Manager
Durée du contrat 1 an renouvelable

 

I. Description du Poste:

Sous la supervision du Contract & Grants Manager, le Contracts & Grants Officer est chargé de fournir un appui au Programme de subventions et à la gestion contractuelle des Consultants de Pact Madagascar. Il/elle contribue à la mise en oeuvre et à l’organisation au quotidien du programme de subventions. Il/Elle assure la surveillance de tous les aspects liés à la gestion des contrats des Consultants, des contrats de subventions, des recrutements, depuis leur création, leur mise en oeuvre jusqu’à leur clôture.

Le Contracts &Grants Officer doit connaître et respecter les normes d’intégrité de Pact en matière de passation des marchés et toutes les exigences du Bailleur de fonds, dont l’USAID, applicables aux activités gérées.


II. Attributions et Responsabilités principales :


A- Pré-Attribution
• Assister le Contracts & Grants Manager, le Country Manager de Pact Madagascar ainsi que les responsables concernés dans le processus de passation de marchés et d’attribution de subvention et de contrat des Consultants : évaluation des offres et demandes, sélection, détermination des risques, recommandations sur la gestion des risques, conditions de mise en oeuvre, suivi des recommandations des bailleurs de fonds pour le développement des activités et de l’organisation ;
• Contribuer à l’élaboration des outils de passation de marchés et d’attribution de subvention et de contrat des Consultants, des analyses de coûts et budget, de la préparation du Memo de négociation, de la finalisation des documents de soumission pour approbation ;
• Mener le Due Diligence process, préalable à l’élaboration des contrats : vérification sur Mk Denials, vérification des références professionnelles, assurance sur la complétude des documents administratifs et fiscaux ;
• Préparer les divers contrats basés sur les politiques de Pact en vigueur.


B- Post-Attribution
• Appuyer les Sous-récipiendaires de Subvention, en termes de gestion de fonds et de gestion financière
• Assurer la conformité de l’utilisation des subventions accordées par rapport aux conditions des bailleurs de fonds et aux politiques de Pact ;
• Effectuer les revues et l’analyse des rapports financiers des Sous-récipiendaires ;


FICHE DESCRIPTIVE DE POSTE
• Assurer le traitement comptable des transactions des sous-récipiendaires dans le système de Pact ;
• Assurer la revue des demandes d’avance et de remboursements des Sous-récipiendaires ;
• Gérer les contrats des sous-récipiendaires : vérifier l’obligated amount disponible et leur mise à jour pour les Sous-récipiendaires, préparer tout avenant de modification sur les révisions des obligated amount, et rédiger les mémorandums de négociation pour toute extension de budget convenue ;
• Conduire les recherches requises afin de résoudre tout conflit/ problèmes soulevés en termes de passation de marchés, d’attributions et gestions de subventions ;
• Gérer les contrats des Consultants : respect du calendrier des livrables, exhaustivité de l’approbation des livrables, conformité vis-à vis des obligations contractuelles avant paiement, assurer la conformité.
• Assurer le bon classement des documents.


C- Procurement au niveau des Sous-récipiendaires de subvention
• Vérifier les passations de marchés et les contrats avec les fournisseurs des Sous-récipiendaires ;
• Vérifier la disponibilité de budget et la conformité des lignes d’activités pour les achats et contrats avec des fournisseurs au niveau des Sous-récipiendaires ;
• Assurer l’inventaire physique des immobilisations acquises par les Sous-récipiendaires.


D- Formation et assistance technique
• Identifier les besoins en formations des staffs au niveau des Sous-récipiendaires en finance, règlements et procédures des bailleurs suivant les exigences contractuelles et partager les recommandations correspondantes ;
• Fournir une assistance technique en termes de politiques et procédures concernant le Grants Management ;
• Assurer le renforcement de capacité des Sous-récipiendaires suivant la disponibilité de budget.


III. Qualifications, expertise et compétences-clés requises :
• Diplôme d’études supérieures en Gestion ou autres domaines équivalents
• Avoir au moins 3 ans d’expérience dans un poste similaire
• Expérience dans la mise en oeuvre de projets financés par l’USAID
• Maitrise de l’outil informatique (en particulier Excel) et des logiciels comptables
• Bonne présentation
• Intégrité, méticulosité, autonomie, bonne organisation et rigueur
• Flexibilité, adaptabilité et capacité à travailler et collaborer dans des conditions difficiles et sous pression
• Sens de l’initiative et un bon esprit d’équipe
• Sens de la communication
• Forte capacité de planification et de communication interculturelle
• Bonnes capacités de communication orale et écrite en français et en anglais

MERL Officer Recruitment

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 Titre MERL Officer
Département Technical and Program Department
Localisation Antananarivo
Superviseur MERL Manager
Durée du contrat CDD – 1 an renouvelable

 

I- Contexte et description du Poste

Dans le cadre du projet Conservation and Communities (CCP) de l’USAID/Madagascar, qui vise à conserver la biodiversité et à sécuriser les ressources naturelles tout en favorisant des moyens de subsistance résilients, USAID Hay Tao et USAID Mikajy interviennent dans les paysages de MaMaBay (Masoala-Makira-Baie d’Antongil) et de Menabe.

L’objectif principal de USAID Hay Tao est d’améliorer et de renforcer les résultats au niveau local en créant un environnement favorable et habilitant fondé sur des cadres politiques et juridiques solides, des organismes gouvernementaux compétents et responsables et une participation effective des OSC et des communautés.
Le MERL Officer travaillera directement avec le MERL Manager pour toutes les activités de suivi du programme USAID Hay Tao. Il/Elle sera chargé de soutenir la collecte, l’analyse et la présentation de données complètes et précises concernant la mise en oeuvre du programme, pour Pact et les organisations partenaires afin d’améliorer sa mise en oeuvre. Le MERL Officer assistera le MERL Manager pour établir les meilleures pratiques pour le suivi du programme, la collecte, le traitement, l’analyse et la qualité des données, et les rapports de programme.
Il/Elle fournira un appui technique à la conception et à la mise en oeuvre de systèmes de suivi et d’autres systèmes de données, y compris une base de données au niveau des projets, qui soutiendra les décisions politiques et programmatiques des parties prenantes. Il/Elle soutiendra la formation des partenaires sur les procédures, les rôles et les responsabilités de l’USAID Hay Tao en termes de Suivi-Evaluation-Apprentissage et jouera un rôle clé dans la gestion des données pour le système de données du programme.



II. Attributions et responsabilités :

Les rôles et responsabilité du MERL Officer sont les suivants :
• Soutient la formation, la qualité du travail des responsables de collecte de données.
• Supervise la transcription et la traduction des données qualitatives et quantitatives collectées.
• Fournit un soutien au personnel de Pact et des partenaires de mise en oeuvre sur la mesure et la communication de données de suivi qualitatives et quantitatives pour les indicateurs de performance clés. FICHE DESCRIPTIVE DE POSTE
• Collaborer avec le MERL Manager pour suivre les formations techniques spécifiques au MEL.
• Superviser la collecte, le traitement, le stockage, l’analyse de données et la production de rapports périodiques pour les autorités de l’USAID, de Pact et du Gouvernement de Madagascar, en veillant à ce que les données soient de haute qualité et fiables, en collaboration avec le MERL Manager
• Contribuer à la finalisation des rapports du programme, en collaboration avec le personnel programme.
• Maintenir les informations et données mises à jour dans la base de données du programme, notamment spatiale, ainsi que des fichiers électroniques pertinents.
• Coordonner ou diriger des visites régulières de suivi du programme sur les sites d’intervention.
• Contribuer à l’élaboration d’un plan d’action périodique (annuel, trimestriel) pour les besoins de suivi.
• Soutenir l’équipe de mise en oeuvre du programme avec une gestion adaptative en fournissant des informations et des analyses en temps opportun. Susciter de manière proactive des réflexions sur les opportunités et défis potentiels pour permettre une « correction de trajectoire » tout au long de la vie du programme.
• Faciliter les contacts avec les partenaires pour la collecte de données.
• Contribuer à la Revue technique des rapports d’étude de recherche.
Cette liste n’est pas exhaustive.



III. Profil du poste

Ce poste sera confié à une personne répondant aux critères suivants :
• Diplôme supérieur dans un domaine pertinent. Une maîtrise avec spécialisation en recherche est un atout supplémentaire.
• Minimum de 4 années d’expérience pertinente.
• Connaissance et expertise dans l’élaboration et la mise en oeuvre de méthodes de collecte de données quantitatives et qualitatives valides et fiables.
• Expérience de la mise en oeuvre de systèmes de MEL dans le cadre de projets financés par l’USAID, y compris la gestion de données, et des processus de collaboration, d’apprentissage et d’adaptation (CLA)
• Excellentes compétences en informatique, y compris expérience avec: Word, Excel, PowerPoint, Access.
• Expérience en système d’information géographique.
• Expérience de soutien et / ou de direction d’activités de renforcement des capacités pour le suivi, l’évaluation, la recherche et l’apprentissage.
• Capacité d’analyser les données et de promouvoir et d’utiliser les leçons apprises pour l’amélioration continue de la mise en oeuvre du programme.
• Connaissance et expérience de travail dans le contexte malgache.
• Maîtrise du français et de l’anglais écrits et verbaux.


Qualifications souhaitées

• Expérience probante dans les domaines de la gestion des ressources naturelles, du renforcement des capacités, des moyens d’existence et/ou de la gouvernance.
• Expérience des cadres/outils de suivi, de rapport et de vérification.
• Connaissance de l’ADS 201 de l’USAID et expérience de l’utilisation des données pour s’engager dans l’apprentissage et la gestion adaptative.
• Expérience de la mise en oeuvre de systèmes de bases de données en Cloud pour les activités de MEL.
• Expérience dans la gestion axée sur les résultats.